Tastore

Microsoft Word, Excel hay PowerPoint đều là những ứng dụng đã vô cùng quen thuộc với hầu hết tất cả mọi người. Theo thời gian, các ứng dụng này cũng đã được nâng cấp với nhiều tính năng hơn để có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng phức tạp của người dùng.
 

Phiên bản Microsoft 365 được công bố vào tháng 4/2020 được cải tiến hoàn thiện gần như có thểđáp ứng được hầu hết mọi nhu cầu sử dụng của người dùng, ngoài bộ office văn phòng word, ppt, excel, Microsoft 365 đặc biệt cung cấp cho người dùng dung lượng bộ nhớ 1TB OneDrive thông qua lưu trữđám mây, từđó giúp người dùng có thể sử dụng và lưu trữ dữ liệu đầy đủ, thoải mái và dễ dàng hơn. Đáng chú ý hơn, chi phí bỏ ra cho tất cả các tiện ích trên chỉ vào khoảng 24 ngàn / tháng, nghĩa là đâu đó khoảng 1 ổ bánh mì, khá hợp lý.

Tuỳ theo nhu cầu sử dụng của từng người, mỗi ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft 365 đều có thểđáp ứng và giúp người dùng xử lýđược đa dạng các thao tác trong công việc, ví dụ như đối với dân văn phòng, Word và Excel là các công cụ không thể thiếu trong công việc cũng như khi thực hiện các giao dịch. Đối với những ai thường phải thực hiện các buổi thuyết trình, ứng dụng PowerPoint hoàn toàn có đủ những tính năng cần thiết để giúp người dùng có được những slide thuyết trình rõ ràng, rành mạch nhưng cũng không kém phần thu hút.

Đặc biệt hơn hết chính là hệ thống lưu trữđám mây với dung lượng lên tới 1 TB mà OneDrive cung cấp cho người dùng, cũng như tính năng sắp xếp và lưu trữ thông minh, từđó mang lại cho người dùng những tiện ích cần thiết và đồng bộ khi sử dụng hệsinh thái Microsoft 365.

Sau một thời gian sử dụng hệ sinh thái Microsoft 365, mình đã trải nghiệm được khá nhiều lợi ích mà nó đem lại, đặc biệt là trong công việc và các giao tiếp, giao dịch, lịch trình hằng ngày. Thế nên, với bài viết này, mình sẽ chia sẻ một số những tiện ích mà mình đã được trải nghiệm trong quá trình sử dụng hệ sinh thái ứng dụng Microsoft 365 này với anh em.

 

Đặc điểm của của các gói

Microsoft 365 được bán theo gói subscription (đăng ký/mua theo gói), cung cấp cho người dùng 6 ứng dụng mặc định: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote và OneDrive.

• Microsoft 365 Personal (dành cho cá nhân)
• Microsoft 365 Family (dùng tối đa cho 6 người, trên 5 thiết bị khác nhau), hoạt động đa nền tảng, nhiều tiện ích và công cụ để người dùng trong gói Family có thể cùng nhau làm việc hiệu quả hơn.

Microsoft 365 Personal và Family khác nhau như thế nào?

Đối với Microsoft 365 Personal:

• Đầu tiên nhất là chúng ta sẽ có bộ ứng dụng Microsoft bản quyền bao gồm Word, Power Point, Excel, Outlook,…với các tính năng mới nhất được cập nhật chỉ có trên Microsoft 365.
• Tài khoản có thể đăng nhập trên 5 thiết bị khác nhau
• Được kèm theo 1TB OneDrive lưu trữ đám mây với khả năng tích hợp rất sâu vào hoạt động của từng ứng dụng lẫn trong hệ thống dù là macOS hay Windows,…
• Ngoài ra chúng ta còn có phiên bản online của các ứng dụng văn phòng nói trên với đầy đủ tính năng như bản offline.
  
  Đối với sản phẩm Microsoft 365 family:
• Có đầy đủ tính năng như Microsoft 365 Personal, tuy nhiên, có thể add lên đến 6 users.

Lợi ích giữa gói Microsoft 365 so với gói Office thường

• Microsoft 365 cung cấp những tính năng đặc biệt như: Chuyển giọng nói thành văn bản, nhiều tính năng chỉnh sửa, lưu trữ, chia sẻ… và các tiện ích khác
• Thông qua hệ thống AI và lưu trữ dữ liệu trên đám mây để đề xuất các mẫu thiết kế slide (hoặc các mẫu thiết kế khác) phù hợp với nhu cầu và thao tác của người dùng
• Các mẫu thiết kế luôn được liên kết và liền mạch với nhau, giúp đảm bảo mọi mẫu thiết kế đều được đồng bộ
• OneDrive của Microsoft 365 cho phép người dùng sử dụng tới 1 TB lưu trữ trên mây, tích hợp sâu với hệ điều hành của máy, giúp sắp xếp bộ nhớ và dữ liệu một cách logic hơn, tiện lợi hơn
• Giúp tiết kiệm dung lượng lưu trữ của máy tốt hơn (thông qua tiện ích Always Keep on This Device và Free Up Space)
• Giao diện thân thiện, gọn gàng, đơn giản, trực quan, dễ sử dụng

Không chỉ được tích hợp trên hệ điều hành Windows mà điểm mình thích nhất chính là hệ thống macOS cũng được tích hợp rất sâu OneDrive với dung lượng 1TB vào. Khi mở Finder lên, anh em nhìn thấy thư mục OneDrive được sắp xếp như nhiều thư mục khác trong máy như Documents, Photo, Movies,… cho cảm giác giống như một “ổ cứng" đang được gắn trong máy vậy. Nhờ điều này, cảm giác như MacBook của anh em đang được update thêm dung lượng thay vì chỉ là 256 hay 512GB như lúc mua ban đầu (bản 1TB trở lên siêu mắc tiền luôn)

Dưới đây là những tiện ích chính mà mình đã được trải nghiệm trong thời gian sử dụng hệ sinh thái Microsoft 365. Hy vọng rằng anh em đã có thể có thêm thông tin về gói Microsoft 365 tiện lợi này để có thể tham khảo và sử dụng.

Một số cảm nhận và mẹo mình phát hiện được khi sử dụng combo này

Thú vị nhất là tính năng tích hợp sâu OneDrive vào hệ thống Finder trên mac. Về cơ bản tính năng này sẽ giải tỏa được thắc mắc của người dùng về việc “dù file được lưu trên mây nhưng có thư mục OneDrive trong máy tính thì có chiếm dung lượng không?”. Về cơ bản, OneDrive trên macOS sẽ cho người dùng cài đặt thêm một extension để kiểm soát các thư mục trong OneDrive dễ dàng hơn. Khi vào thư mục OneDrive trên máy tính và click phải vào file hoặc thư mục sẽ có tùy chọn:
 

• Chọn Free up space: nếu chỉ muốn save trên cloud và tiết kiệm bộ nhớ máy tính. Sau khi thực hiện thao tác này, mọi dữ liệu đó đều sẽ được tự động đưa lên OneDrive hoàn toàn, góp phần tiết kiệm rất nhiều dung lượng thực của ổ cứng vật lý trên máy, đặc biệt là đối với anh em văn phòng có khối lượng dữ liệu lớn hoặc các anh em làm nghề sáng tạo nội dung, quay phim, gởi draft qua lại cho khách hàng coi,…
• Ngoài ra còn có tùy chọn "Always on this mac" nếu bạn muốn giữ cả file trên máy và trên cloud. Tính năng này có thể được áp dụng đối với những file vô cùng quan trọng, anh em cần phải sử dụng cường độ cao ở bất cứ nơi nào, dù có mạng hay không.

Còn lại thì dữ liệu online - offline vẫn được đồng bộ, các folder trên máy khi được chọn sẽ tự động bộ lên mây. Từ đó, người dùng từ các thiết bị khác như iMac, iPad, iPhone, Android,… vẫn có thể truy cập được vào các file này bất cứ lúc nào.

Đối với những anh em dùng mac, đặc biệt là M1 sau này thì một trong những cái quan tâm hơn chính là dung lượng lưu trữ vốn khá hạn chế. Thông qua việc tích hợp sâu OneDrive vào trong giao diện và cả tính năng về quản lý, cá nhân mình có cảm giác như ổ cứng 256GB của được nới rộng ra thêm 1TB nữa do xài một thời gian, OneDrive như một ổ cứng nằm dưới máy tính của mình.